Confira as informações fundamentais sobre NF-e e deixe seu negócio alinhado às normas fiscais.
Apesar de essencial, iniciar o processo de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) pode ser um pouco complicado de entender. Ao substituir as notas fiscais em papel, essa modernização possibilita mais agilidade, confiabilidade e menos custos no atendimento ao cliente.
As NF-e são documentos que comprovam a movimentação de um produto, seja para venda, devolução ou manutenção, que permitem ao Governo controlar os processos fiscais que ocorrem no país e a realizar o recolhimento de tributos.
Seja empreendedor com CNPJ ou MEI, a solicitação e emissão de notas fiscais é importante para ficar em dia com o fisco e potencializar sua gestão financeira. Então não perca tempo e entenda tudo o que você precisa saber sobre a NF-e!
Meu negócio realmente precisa emitir NF-e?
O que você escolheria: emitir as notas fiscais do seu negócio corretamente ou lidar com a justiça brasileira? A primeira opção parece melhor, porque a omissão de valores, a falsificação de dados ou a recusa do fornecimento de nota fiscal são Crimes Contra a Ordem Tributária, de acordo com a Lei N° 8.137/1990.
Então, a resposta é sim! Toda empresa deve emitir NF-e a quem vende ou presta algum serviço. Mas, para quem é MEI, a resposta pode variar, pois só é necessário emitir uma nota fiscal se o destinatário for uma Pessoa Jurídica (PJ) e solicitar a emissão.
Se ficar em dúvida, consulte a Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) do seu estado quanto às obrigações fiscais existentes e garanta a segurança do seu negócio. Esse processo é vantajoso tanto para o empreendedor quanto para a própria fiscalização, pois facilita o compartilhamento das informações para o fisco, que fica disponível em todo o território nacional.
Lembrete: DANFE não é NF-e! O auxiliar de identificação do produto (com chave numérica que descreve as principais informações da NF-e) é comumente confundido, mas não vale legalmente para comprovação da nota fiscal.
É MEI e esqueceu de declarar seus rendimentos? Veja o prejuízo que isso pode causar.
Então o que é necessário para começar? Enquanto falamos sobre o processo fiscal, é preciso esclarecer os termos e as principais dúvidas sobre o tema. Confira o passo a passo e entenda como emitir uma NF-e!
Passo 01: Certificado Digital
Antes de emitir uma NF-e, é necessário a garantia da assinatura digital para reconhecimento do fisco. No mercado, existem diversas empresas que oferecem esse tipo de serviço, uma delas é o Correios. Para isso, é preciso, primeiramente, escolher o melhor certificado para seu negócio.
Existem opções de certificado para Pessoa Física (autônomos com o próprio CPF) e para empresas já consolidadas que possuem CNPJ. As opções e preços variam de acordo com o tempo de prestação do serviço, que precisa ser renovado ao fim do período.
O certificado pode ser adquirido de forma online pelo site do Correios, com o preenchimento de alguns dados pessoais e da empresa. Em seguida, será fornecido um código e um termo (que é bom salvar para consultar), além da solicitação de documentos que precisam ser levados pessoalmente a uma base do Correios.
Antes de se deslocar, convém ligar para a unidade para verificar antecipadamente se o local escolhido realiza esse tipo de serviço. Presencialmente, será necessário: tirar uma foto, colher a biometria e realizar o pagamento. Feito isso, é só aguardar seu certificado digital ficar pronto.
Quando ele estiver disponível online, armazene-o em seu computador, drive ou pendrive, seguindo este passo a passo para a instalação:
- Faça login no site dos Correios, clique em “meu certificado” e depois em “baixar”.
- Dessa forma, o site indicará o link para o “Instalador de Certificados”.
- Execute o programa, selecione o certificado que você comprou para instalar, insira o código de acesso e senha estabelecidos nos Correios.
- Em uma nova janela, crie um PIN de acesso (não se esqueça de anotar), aceite os termos de uso e instale.
- Localize o Certificado instalado no seu computador e o consulte quando precisar.
Passo 02: Credenciamento na SEFAZ
Em sequência, a autorização realizada pelo SEFAZ do seu estado é extremamente importante para liberar a emissão de documentos fiscais pela sua empresa e garantir a sua legitimidade.
Cada site tem uma interface específica, mas o processo de credenciamento é praticamente o mesmo, sendo os requisitos obrigatórios: ter um CNPJ ativo, um Certificado Digital e um programa emissor de documentos fiscais.
No processo online, localize o site da Secretaria de Estado da Fazenda referente ao seu estado e entre com seu Certificado Digital. Ao ser redirecionado dentro do sistema, realize o processo solicitado, confirme o credenciamento e aguarde 24h para que o sistema realize a alteração.
Mais uma etapa concluída e seu negócio já pode emitir uma NF-e!
Passo 03: Emitir a NF-e
Para começar a emissão fiscal, escolha um sistema de gestão, seja ele gratuito ou vinculado a uma plataforma de gestão privada. Para o MEI, uma opção interessante de plataforma gratuita é o Emissor de NF-e do Sebrae. O sistema online e prático pode ser utilizado para emitir ou acessar suas Notas Fiscais de qualquer lugar.
Manter a organização das informações também é essencial para montar o escopo de uma NF-e. Alguns exemplos são: os dados da empresa do cliente, os dados da operação que está sendo feita, além de todos os impostos e tributos que a operação gerou.
Após utilizar o sistema para gerar a NF-e, é necessário enviá-la para a SEFAZ autenticar, validar e realizar o registro da transação. Com a autorização, a nota passa a ter validade fiscal, podendo ser utilizada pelo empreendedor e enviada ao cliente.
Seja a venda presencial ou online, a NF-e deve ser enviada por e-mail e o DANFE tem que acompanhar a mercadoria. Pelo sistema gratuito, o envio da nota deve ser realizado manualmente, mas se optar por plataformas de gestão privada, provavelmente o processo será automático.
E não se esqueça: realize o armazenamento obrigatório do arquivo eletrônico da NF-e em formato XML na empresa por, no mínimo, 5 anos!
Descomplicou? Agora é só aplicar!
Com os benefícios que a emissão de uma NF-e pode trazer ao empreendedor que precisa de facilidade, segurança e confiabilidade no procedimento fiscal, é essencial compreender em detalhes o procedimento correto e de forma descomplicada.
Ainda assim, se gerir as obrigações legais do seu negócio está te sobrecarregando, sugerimos que verifique o conteúdo sobre BPO Financeiro para conhecer as formas de terceirizar esse processo. Essa opção pode valer a pena se seu negócio também precisa de outros serviços financeiros.
Agora, junte todas as informações e escolha a melhor opção para sua empresa! E conte com o Blog Cetro para estar sempre atualizado sobre as principais informações, dicas e tutoriais relacionadas ao mercado e ao empreendedorismo!
